Maîtriser l’art du planning
Un événement, ça se prévoit bien à l’avance ! Si l’on pense à réserver le lieu et à envoyer les invitations, anticiper les modalités de son hospitalité permet de s’assurer que les hôtes et hôtesses présents accueilleront sans embûches les visiteurs de son stand. Saviez-vous que pour les plus gros salons internationaux, en plus des recrutements réalisés toute l’année, des recrutements ponctuels ont lieu jusqu’à 6 mois avant l’événement !
Repérer les bons hôtes
À chaque événement, son accueil personnalisé. Qui représentera au mieux mon entreprise ou ma marque ? Qui sont mes visiteurs et quel accueil attendent-ils sur mon stand ou pendant mon congrès ? Les profils des hôtes et des hôtesses sont d’autant plus variés qu’il s’agit souvent d’étudiants qui travaillent pendant leurs études. L’agence en charge de votre accueil aura donc comme mission de s’assurer que les profils proposés correspondent à vos besoins en matière d’accueil : multilinguisme, connaissance du domaine d’activité, savoir-être… Parce que le recrutement est un des piliers de la réussite d’un événement, Pénélope Événementiel par exemple, organise des sessions de recrutement hebdomadaires. Celles-ci permettent de sélectionner continuellement des hôtes et hôtesses dont le profil correspond à tous types d’événements. “Constitué essentiellement d’étudiants en cycles supérieurs, notre fichier s’enrichit quotidiennement” précise Laurence Aoustin.
Anticiper les différentes affluences de visiteurs
L’accueil événementiel est comparable à la navigation : il faut connaître les flux et les reflux des visiteurs, s’assurer que la voie est libre… Comme pour un capitaine au long cours, c’est l’expérience qui prime. À l’entrée ou sur stand, l’accueil doit être adapté à l’affluence : préparer des plannings réalistes, prévoir des hôtes « volants » pour donner les bonnes indications aux visiteurs et fluidifier les files d’attente, ou encore s’assurer que l’accueil des VIP et de la presse est continuellement à la hauteur des demandes.
Aimer l’imprévu et savoir s’adapter en toutes situations
L’art de l’hospitalité demande un grand sang-froid, un goût pour l’adrénaline et un management d’équipe qui allie écoute et confiance. Car les métiers de l’accueil, comme tous ceux centrés autour des relations humaines, demandent de l’énergie, du calme et de la patience. De plus, une hôtesse ou un hôte, s’il est autonome dans l’exécution de ses tâches, a besoin d’un encadrement bien structuré et efficace en cas d’incident ou de demande inhabituelle. D’un appui qui lui permette de résoudre les problèmes tout en gardant le sourire nécessaire à sa fonction.
Bien connaître les entreprises représentées
Hôtes et hôtesses sont les premiers visages qui représentent votre entreprise lors d’un événement. Au-delà d’un savoir-être et une tenue correcte exigée, leur connaissance de l’entreprise et de son domaine d’activité est un vrai plus. Sur un stand ou lors d’un congrès, les hôtes sont les interlocuteurs privilégiés des visiteurs en attente de réponses. En ayant été bien formés, ils pourront répondre eux-mêmes aux questions les plus fréquentes, être des guides efficaces et diriger les visiteurs vers les commerciaux de l’entreprise. Du sourire à l’accompagnement pertinent, un accueil réussi est l’un des piliers du succès d’un événement !
