Office Manager & Factotum : Entre expertise, savoir-faire et flexibilité !

Se décharger des tâches du quotidien et se focaliser sur leur cœur de métier : à l’heure de la relance économique, Penelope accompagne ses clients en proposant des missions d’office manager et de factotum, 100% flexible. Explications

Plus que jamais les entreprises, des plus petites aux plus grandes, sont confrontées à une réalité incontournable : la nécessité de se concentrer à 100% sur leur cœur de métier. Sur fond de relance économique, il faut tout à la fois garantir la meilleure qualité de service à ses clients tout en cherchant à conquérir de nouveaux marchés. « C’est une tâche complexe pour les entreprises, notamment les plus petites, confie Benoit Poron, directeur du développement de Penelope. Elle implique un investissement total alors que les ressources humaines et organisationnelles ne sont pas extensibles ». L’externalisation de l’accueil est l’un des leviers à la disposition des TPE et PME. Mais, dans un souci d’accompagnement optimal, Penelope a développé de nouveaux services à valeur ajoutée. « Nous cherchons sans cesse à innover, à nous adapter aux attentes des entreprises, précise Benoit Poron. C’est pourquoi nous avons développé de nouvelles offres d’Office manager et de factotum ».

Un large éventail de missions au service des entreprises…

« En moyenne, dans les entreprises, 10% du temps des collaborateurs est consacré à la gestion des tâches administratives, précise Benoît Poron. Ces tâches sont importantes bien sûr, mais n’apportent pas toujours la valeur ajoutée indispensable à la croissance de l’activité ». Avec l’offre Office Manager, Penelope propose de libérer ses clients de ces tâches chronophages. Gestion de correspondance physique ou électronique, mission de tri ou d’archivage, classement et suivi de devis ou encore gestion du suivi de facturation, l’éventail des missions de l’Office Manager est très large. « Ces missions peuvent intervenir en complément de l’organisation de l’accueil pur et dur et répondent pleinement aux besoins de PME qui doivent rationaliser les process autant que les ressources humaines », précise Benoît Poron. Avec l’offre Factotum, Penelope adresse un autre besoin : celui de la maintenance des locaux professionnels. Relamping, petits travaux de plomberie, « le factotum intervient au jour le jour pour l’entretien des bâtiments, indique Benoît Poron, mais en complément, il peut également assurer la réception de commandes, ou encore remplir des missions de reprographie ou d’archivage ». Office Manager et factotum peuvent coordonner leurs interventions, pour que le reste des équipes de l’entreprise se focalisent sur l’essentiel : le business !

Temps partagé : objectif flexibilité !

L’ADN de ces deux offres, c’est la volonté de s’inscrire dans une dynamique « d’hospitality management ». « Cette approche s’inscrit pleinement dans les missions périphériques associées à la gestion de l’accueil dans les entreprises, confie Benoît Poron. Il s’agit avant tout de simplifier la vie des clients internes, en un mot les collaborateurs ». Le caractère unique de ces solutions, c’est leur flexibilité. « Pour répondre aux besoins réels de nos clients, l’Office Manager et le Factotum peuvent intervenir à temps plein dans l’entreprise ou sur des créneaux d’une à deux journées par exemple ». En effet, si Penelope emploie et rémunère ses Office Managers et Factotums à plein temps, ils peuvent intervenir auprès de différentes entreprises, en temps partagé. « Ce modèle permet à toutes les entreprises, quel que soit leur budget, leurs besoins, ou leur organisation de bénéficier de ces services et sans engagement car l’offre est évolutive », conclut Benoît Poron. Une dimension sur mesure qui fait la différence !